Planificación de capacidad: significado, estrategias y proceso
La planificación de la capacidad es una excelente manera de aumentar la productividad corporativa. La planificación de la capacidad lo ayuda a identificar áreas potenciales de crecimiento, lo que aumenta el rendimiento de las inversiones y mantiene una buena moral de los empleados. La planificación de su capacidad de recursos es útil cuando administra varios proyectos porque mejora sus posibilidades de lograrlos a tiempo y dentro del presupuesto.
El uso de la planificación basada en la capacidad ayuda a reducir los gastos al tiempo que maximiza el valor de los recursos en todas las áreas comerciales. Veamos la planificación de la capacidad, las ventajas de crear una estrategia de planificación de la capacidad confiable y sus prácticas recomendadas.
¿Qué es la planificación de la capacidad?
La planificación de la capacidad se refiere al equilibrio de los recursos disponibles para cumplir con los requisitos de capacidad del proyecto o la demanda del cliente. Capacidad en proyecto y gestión de la cadena de suministro es la cantidad de trabajo que una organización puede completar en un tiempo específico.
El proceso de planificación de la capacidad determina la capacidad de producción necesaria para satisfacer la demanda cambiante de los consumidores. En la planificación de la capacidad, la capacidad de diseño es la capacidad óptima de una institución para completar el trabajo dentro de un marco de tiempo específico. Las organizaciones utilizan la planificación de capacidad para estimar su capacidad de producción para adaptarse a las demandas cambiantes de sus bienes.
¿Cuáles son los 3 tipos de planificación de la capacidad?
Existen tres tipos muy diferentes de planificación de la capacidad, pero todos giran en torno al mismo objetivo: garantizar que su empresa tenga la información que necesita para tomar decisiones bien informadas. Estas son las tres categorías de planificación de la capacidad.
Personal
Asegurarse de tener suficiente personal para manejar su futura carga de trabajo anticipada es el objetivo de la planificación de la capacidad de la fuerza laboral. La planificación de la capacidad de la fuerza laboral le brinda información sobre si tiene la cantidad adecuada de empleados, el conjunto de habilidades y los roles de trabajo para satisfacer la demanda.
Su plan de capacidad de la fuerza laboral puede revelar cuándo tiene muy pocos empleados, brindándole el tiempo y el conocimiento para contratar más. Del mismo modo, puede avisarle cuando tenga demasiados empleados, por lo que puede considerar reducir su personal o trasladarlos a otro departamento de la empresa.
La planificación de la capacidad de la fuerza laboral garantiza que tenga los empleados necesarios para cumplir con sus metas organizacionales y que estén presentes en el lugar adecuado en el momento adecuado.
La planificación de la capacidad de la fuerza laboral lo ayuda a entregar más iniciativas a tiempo y dentro del presupuesto, al mismo tiempo que deleita a sus clientes y evita el agotamiento de los trabajadores. El agotamiento de sus empleados puede resultar en una mayor rotación, más días de enfermedad y una disminución de la productividad.
Proyecto
El segundo tipo de planificación de la capacidad garantiza una planificación y financiación adecuadas de las diversas necesidades de su proyecto. La planificación de la capacidad del proyecto lo ayuda a estimar el impacto que tendrán sus objetivos en su negocio.
Al proporcionar una estimación razonable de cuánto dinero puede y no puede pagar para cada proyecto, establece niveles apropiados de gasto para todas las iniciativas futuras. Este tipo de planificación garantiza que evite gastos excesivos o fondos insuficientes y le brinda los datos para mostrar cuántos proyectos puede completar de manera factible en un período determinado.
Lo más importante es que los proyectos se mantengan dentro del presupuesto y proporcionen un pronóstico preciso, lo que ayudará a la organización a determinar si maneja sus recursos de manera óptima. La planificación de la capacidad del proyecto puede brindarle una ventaja competitiva a través de más ingresos, menos competencia y mejores ganancias.
Herramienta
La planificación de la capacidad de herramientas garantiza que tenga las instalaciones adecuadas para terminar los trabajos, incluido el equipo para una línea de ensamblaje o la maquinaria necesaria para producir y distribuir su producto.
La planificación de la capacidad de las herramientas garantiza que utilice los mejores recursos disponibles al proporcionar acceso a las técnicas y los materiales más efectivos para ejecutar sus planes. Sus herramientas deben ser prácticas y fáciles de usar al mismo tiempo que proporcionan la información precisa que necesita para tomar decisiones comerciales bien informadas.
Estrategias esenciales de planificación de la capacidad
El principal beneficio de una estrategia de planificación de la capacidad bien implementada es mejorar la productividad y la eficiencia de su organización. Aquí hay diferentes estrategias de planificación de capacidad para su organización.
Estrategia 1: La estrategia de retraso
La planificación con una estrategia de retraso significa tener los recursos adecuados para satisfacer la demanda real en lugar de la demanda anticipada. Una estrategia de retraso es un enfoque conservador para la planificación de la capacidad que garantiza los costos más bajos posibles.
El inconveniente potencial de la estrategia de retraso es que puede provocar un retraso en la provisión de bienes o servicios a los clientes. La estrategia de retraso puede impedirle cumplir con los plazos si de repente ve una prisa en los pedidos o firma un nuevo cliente importante que exige tiempos de respuesta rápidos.
Por ejemplo, si espera un aumento en las ventas pero solo tiene la mitad del equipo de ventas disponible para satisfacer la demanda, es probable que sus vendedores trabajen horas extra o cancelen otros planes para satisfacer la mayor demanda. La desventaja es que puede hacer trabajar demasiado a su equipo, lo que lleva al agotamiento. Sin embargo, con la estrategia de retraso, cortas el costo de contratar nuevos empleados.
Estrategia 2: La estrategia principal
El objetivo principal de la planificación de la capacidad de liderazgo es contar con los recursos adecuados para cumplir con las proyecciones de demanda. La asunción de riesgos en la estrategia líder es mayor que en la estrategia rezagada. La estrategia principal exige una inversión única para aumentar la capacidad. Antes de que aumente la demanda de visitantes, contrate trabajadores adicionales o compre más equipos.
La principal ventaja de la estrategia principal es que mantiene satisfechos a todos sus clientes y cumple con los plazos de entrega de producción, incluso si hay un aumento repentino en los pedidos.
El inconveniente es que si el volumen de reservas se mantiene igual, tendrás personal adicional que quizás no necesites. Si contrata personal nuevo pero no obtiene los pedidos esperados, terminará perdiendo dinero pagando al personal para que espere.
Por ejemplo, a través de la estrategia principal, si trabaja en una empresa de ventas y tiene un gran evento en los próximos meses, pero descubre que su personal solo tendrá tiempo suficiente para completar la mitad de la carga de trabajo esperada, puede contratar más empleados para hacer listo para el trabajo.
Estrategia 3: La estrategia del partido
La estrategia de coincidencia se encuentra entre las estrategias de retraso y liderazgo. La estrategia de coincidencia lo ayuda a planificar la capacidad estratégica con mayor regularidad. Usted vigila de cerca los cambios en el mercado y la demanda esperada y puede satisfacer la demanda real.
Usted modifica su gestión de capacidad utilizando los datos adquiridos para satisfacer la demanda de forma incremental. Con menos riesgo que la estrategia principal y un potencial de escalamiento más significativo que la estrategia secundaria, el enfoque de la estrategia de coincidencia brinda la flexibilidad más efectiva.
Por ejemplo, si usa la estrategia de coincidencia, si su sistema de punto de venta muestra una disminución repentina en la demanda de un producto, puede ajustarlo rápidamente asignando menos personal a ese departamento o asignando más recursos a otro proyecto.
¿Cuáles son los beneficios de la planificación de la capacidad?
El proceso de planificación de la capacidad identifica y satisface la demanda actual y futura de sus productos.
Fiabilidad
La disponibilidad de recursos en la gestión de proyectos afecta el tiempo que lleva ejecutar proyectos particulares. Es mucho mejor conocer las instalaciones específicas requeridas para completar un proyecto en un momento dado desde el principio.
Un plan de capacidad toma la disponibilidad de cada recurso y lo hace accesible en una ubicación, que es efectivamente un plan de recursos agregado. Sabiendo que tu actual plan de gestión de proyectos es confiable es muy beneficioso para un gerente de proyecto.
Retención de personal
Contratar al personal adecuado es uno de sus mayores desafíos como gerente de proyecto. Cuando se queda sin mano de obra, su equipo actual se enoja y se frustra, lo que los hace menos productivos y es poco probable que asuman nuevos proyectos, lo que genera una alta rotación.
Con un plan de capacidad inteligente, no tiene que preocuparse por contratar personal. Puede predecir y controlar las habilidades del equipo a través de la capacidad de planificación. Las herramientas de planificación de capacidad y recursos pueden proporcionar información sobre el uso del talento para ayudarlo a tomar decisiones de contratación basadas en datoslo que conduce a mejores tasas de retención del personal.
Márgenes de proyecto más grandes
Con la planificación de la capacidad, puede crear cronogramas de proyectos que utilicen mejor los métodos de planificación de recursos menos costosos.
Por ejemplo, es posible que tenga un proyecto en mente para comenzar el próximo mes, pero el único supervisor accesible es un supervisor senior. Con un plan de capacidad, podría ver que podría comenzar el proyecto el mes siguiente, desplegar un supervisor junior que aún esté calificado para ejecutar la tarea y evitar correr el riesgo de sobrecargar al cliente o retrasar el proyecto.
Anticipando las habilidades del equipo
Las herramientas de planificación de capacidad lo ayudan a movilizar el equipo adecuado para ejecutar proyectos de manera efectiva. Los datos correctos sobre las habilidades, la disponibilidad y la experiencia del personal le permiten determinar cuándo un proyecto o una etapa particular de un proyecto requiere más recursos.
Puede evitar errores en las asignaciones de recursos al saber dónde tiene suficientes empleados para trabajar en sus proyectos y dónde necesita capital humano adicional.
Distribuyendo recursos
Con la asignación avanzada de recursos, puede estar seguro de que los recursos estarán allí cuando los necesite. Además, puede asignar recursos limitados en función de los objetivos comerciales, asegurándose de asignar a los mejores miembros de su equipo a sus tareas más importantes.
Además, puede detectar conflictos e identificar cuellos de botella, momentos de uso excesivo o insuficiente de los recursos y cualquier otro riesgo relacionado con los recursos que deba abordarse. Hacer esto por adelantado puede reducir costos y crear una estrategia de administración de recursos que limite la pérdida de productividad.
Minimizando Costos
El costo de los recursos utilizados para ejecutar su proyecto es una consideración esencial para cualquier organización.
Equilibrar el costo de usar un recurso con el beneficio que podría obtener al usar ese recurso ayuda a determinar si podrá o no lograr sus objetivos. Saber qué recursos son adecuados para cada tarea le permite administrar sus costos de manera efectiva.
Con esta información, puede predecir cuándo es mejor emprender nuevos proyectos y cuándo es más rentable centrarse en proyectos existentes.
Creación de un plan de capacidad (paso a paso)
El proceso de planificación de la capacidad del producto aumenta las funciones de gestión y planificación de proyectos de una empresa, lo que da como resultado una mayor rentabilidad. Veamos los pasos para crear un plan de capacidad exitoso.
Paso 1: Prediga su demanda futura
Cree una estimación precisa del trabajo que necesita para completar nuevos proyectos si sabe que se avecinan. Puede comparar esta estimación con la capacidad que tiene actualmente para tener una idea de la capacidad de recursos que necesitará para terminar el trabajo.
Mire los cambios en su industria y dónde puede mejorar para atraer a más clientes. Si desea ampliar las operaciones, identifique la demanda de su producto y cuánto aumentará o disminuirá en el futuro.
Paso 2: determine su límite de capacidad actual
Mire la capacidad de su equipo multifuncional y lo que pueden lograr en su tiempo disponible. No olvide tener en cuenta las tareas regulares como el trabajo administrativo, el correo electrónico, la asistencia a reuniones, las vacaciones y los días de enfermedad. Calcula la cantidad de tiempo que cada miembro del equipo tendrá que dedicar al proyecto.
Paso 3: Evalúe las habilidades y destrezas de su personal
Considere si los miembros de su personal tienen las habilidades y la experiencia para completar los proyectos de manera eficiente y efectiva. Deben estar bien versados en funciones específicas, como la gestión de proyectos o el negocio de servicio al cliente para una mejor experiencia de usuario.
Tendrá una mejor idea de qué tipo de personal necesita cuando analice con precisión sus recursos actuales y determine qué miembros del personal puede asignar a proyectos específicos.
Paso 4: Considere Requisitos de su proyecto
Cuando trabaje en un proyecto que requiera menos personal, calcule cuánto personal se necesitará para completar la tarea. Si debe completar un proyecto más extenso, cuente cuántas horas trabajará cada miembro del personal a lo largo del proyecto y decida si necesita contratar más empleados.
Paso 5: elija qué software usar
Según sus necesidades y presupuesto, puede determinar si invertir en una solución de software personalizada es más rentable que comprar una herramienta de software lista para usar.
Si bien las hojas de cálculo y los diagramas de Gantt individuales pueden planificar la capacidad, el uso de software especializado es el método más eficiente para la planificación de la capacidad y los recursos.
Muchas actividades tienen lugar durante un proyecto, y la ruta crítica se ve drásticamente alterada por la ausencia de un solo miembro del personal debido a una enfermedad o un cambio en el alcance del proyecto.
Además, los recursos se comparten con frecuencia entre varios proyectos, lo que afecta los requisitos de mano de obra. En un entorno tan complicado, la modificación manual de los planes llevaría mucho tiempo y sería susceptible de errores humanos. El software de planificación de recursos puede ajustar automáticamente los planes de capacidad con solo unos pocos clics.
Paso 6: alinee su capacidad con la demanda
Como administrador de proyectos, asegúrese de asignar suficiente personal para completar sus proyectos actuales. Una imagen precisa de la planificación de recursos requerida puede ayudar a ahorrar dinero al evitar el uso excesivo de recursos.
Paso 7: Comience a asignar sus recursos
Puede considerar la distribución de recursos después de saber lo que está disponible, los requisitos del proyecto y las prioridades comerciales. La planificación de la capacidad es un proceso continuo y dinámico, y es posible que su plan deba adaptarse a medida que cambien las cosas.
Por ejemplo, si utiliza el método de coincidencia para la planificación de la capacidad, evaluará regularmente su predicción y asignaciones para asegurarse de que sean precisas y factibles para satisfacer la demanda.
Paso 8: analice sus indicadores clave de rendimiento (KPI)
Varias métricas, incluyendo tu proyecto's KPI, puede medir su rendimiento. Una evaluación precisa del desempeño de su equipo es esencial para tomar decisiones informadas sobre el desempeño comercial actual y futuro.
Mejores prácticas de planificación de capacidad
Al seguir las mejores prácticas, puede minimizar los costos innecesarios y mejorar su capacidad para entregar un trabajo de alta calidad a las personas que más lo necesitan. Una estimación precisa de la capacidad real lo ayudará a prevenir fallas y evitar el desperdicio de recursos.
Desarrollar un grupo de recursos
Incluya todos los recursos de la empresa o, al menos, la cartera de proyectos y su capacidad en su grupo de recursos. El mejor curso de acción es resaltar las estimaciones de recursos para sus recursos más esenciales antes de determinar quién trabaja en qué.
Cuando desee realizar un gran proyecto, debe considerar la disponibilidad y el nivel de habilidad de sus empleados. Si no se hace esto, se corre el riesgo de que la fuerza laboral se extienda demasiado y, en última instancia, conduce a una disminución de la productividad.
Un grupo de recursos es un grupo de empleados preparados para trabajar en proyectos que requieren habilidades o conocimientos específicos. Puesta en común de recursos le permite asumir más proyectos y la flexibilidad de asignar el mejor equipo para cada trabajo.
Priorizar proyectos
Es útil saber qué tareas son la principal prioridad comercial en la planificación de recursos. Es aconsejable centrarse en las iniciativas que tienen los efectos más significativos en su empresa.
Debe ser capaz de priorizar sus proyectos para que pueda alcanzar con éxito sus objetivos. Hacer esto le permite entregar proyectos de alta calidad a tiempo y dentro del presupuesto.
Para priorizar proyectos, abra su herramienta de gestión de proyectos y ordene sus proyectos por su importancia. Evalúe la ruta crítica de cada proyecto y analice qué tareas son más urgentes. Asegúrese de considerar el progreso y las dependencias entre proyectos.
Asignar tareas
Debe poder asignar la cantidad correcta de tareas a cada proyecto, asegurándose de que cada proyecto reciba la atención requerida y que no desperdicie ningún recurso.
Para asignar tareas, puede crear una lista de tareas detallada que muestre el tiempo que cada empleado está comprometido con un proyecto específico.
Cuenta para las tareas operativas diarias
La contabilidad de las tareas ayudará a su equipo a interactuar de manera efectiva con los clientes. Estas actividades laborales diarias incluyen tareas administrativas, gestión de correo electrónico y reuniones. Realice un seguimiento de las horas que trabajan los miembros de su personal para medir su contribución con precisión.
¿Cuándo debe utilizar la planificación de la capacidad?
El proceso de planificación de la capacidad le permite decidir qué proyectos emprender al ayudarlo a anticipar la posible escasez de recursos y ayudar a su organización a lograr sus objetivos de manera eficiente. Estas son algunas consideraciones que le ayudarán a determinar si necesita planificar la capacidad.
Nivel de demanda
Considere cuánta demanda es probable que tenga para su negocio. ¿Es probable que el mercado fluctúe? Si es así, ¿cuánto? La planificación de la capacidad es una excelente manera de administrar los recursos de la empresa para que se utilicen de manera efectiva mientras se satisface la demanda.
Coste de produccion
El costo de producción es el costo total para completar una unidad o producto, incluida la dotación de personal y otros recursos. Si su proyecto tiene altos costos de producción, tiene sentido asegurarse de que su negocio tenga la capacidad suficiente para satisfacer la demanda sin exceder su presupuesto.
Pensamientos finales
La planificación de capacidad lo ayuda a predecir la cantidad de tiempo y recursos que necesitará su proyecto. También le permite tomar decisiones informadas sobre el alcance y los requisitos del proyecto. Estos pasos pueden ayudarlo a implementar la planificación de la capacidad en su próximo proyecto sin perder tiempo ni dinero.
