Unámonos para impedir el fraude de los proveedores
A pesar de sus mejores esfuerzos y tecnología, los líderes financieros siguen luchando contra las tácticas en constante evolución de los estafadores. Una razón clave es que las estrategias de gestión del fraude de finanzas rara vez se consideran en el contexto de la información de los proveedores. Mientras tanto, sus pares en adquisiciones gestionan la información de los proveedores a diario, pero los procesos que utilizan no están diseñados para prevenir el fraude.
Esto sugiere una oportunidad para las finanzas: asociese con obtenciónJuntos, los departamentos pueden desarrollar estrategias impactantes contra el fraude teniendo como eje central la información del proveedor.
Información del proveedor es el talón de Aquiles de la prevención del fraude. Fraude Puede aparecer en los lugares más inesperados, por lo que es fundamental contar con una cobertura y un cumplimiento completos. Los registros de los proveedores deben ser precisos el 100 % del tiempo. Cuando no lo son, las personas y la tecnología que luchan contra el fraude se ven socavadas porque los defraudadores se afianzan.
En lo que respecta a la información sobre proveedores, la experiencia del departamento de compras será invaluable. Dicho esto, se trata de un terreno nuevo, por lo que es necesario brindarles todo el apoyo posible.
A continuación se presentan tres pasos probados y comprobados que lo ayudarán a prepararse para trabajar en equipo para combatir el fraude.
1. Comience fuerte y asegure toda la información vital: incorporación. El fraude puede ocurrir en cualquier lugar, por lo que debe intentar lograr un registro de oro en los datos maestros que brinde un cumplimiento y una cobertura del 100 %. No se conforme con el mínimo necesario para las suites. Registre toda la información que cada departamento necesita para impulsar cada una de sus herramientas relacionadas con los proveedores. Todos los datos resultantes deben ser precisos, por lo que debe verificarlos en el momento de la creación.
No pierdas de vista el objetivo, porque estos procesos no serán pan comido. Lamentablemente, las suites P2P no están diseñadas para una gran variedad de información de proveedores, por lo que tendrás que reconfigurar toda la configuración tecnológica de cara al proveedor para incluir al 100 % de los proveedores. Cuando lo hagas, asegúrate de que el 100 % de los proveedores puedan proporcionar información y dale prioridad a los datos maestros de los proveedores.
A medida que el departamento de adquisiciones construye una configuración de incorporación sólida, bríndele al departamento todo el apoyo que necesita.
2. Seguir avanzando para proteger todos los datos resultantes: gobernanza. Si se implementa un proceso coherente para capturar la información de cada nuevo proveedor, es posible garantizar que los datos resultantes permanezcan protegidos, ya que la información que se ha registrado y almacenado cambiará, y parte de ella cambiará con regularidad. Y cuantos más proveedores haya, más rápido se volverán obsoletos los datos.
La idea es implementar procesos que respalden cualquier cambio en los datos, con los controles y contrapesos necesarios. Implementar toda la gobernanza de datos y los flujos de trabajo necesarios en esta etapa para mantener los datos limpios.
3. Conservar la integridad de todos los datos de prevención de fraude: punto de entrada único. Con los datos de los proveedores bajo control, puede establecer una única fuente de información. Prepárese para ir a lo grande. El objetivo es tener un único conjunto de datos de proveedores (un registro de oro) que sincronice todas las herramientas de contacto con los proveedores, en cualquier momento y en toda la empresa. El truco para lograr este último paso es crear una única puerta de entrada, a través de la cual se verifique toda la información nueva. Si se admite una pieza, puede unirse al registro de oro.
Con demasiada frecuencia, los problemas de calidad se detectan solo en el momento en que se utiliza un dato. Si se adelanta este paso con un punto de control de entrada, se ahorrarán muchos problemas en el futuro y se reducirá la necesidad de realizar correcciones urgentes, como la limpieza de datos. Si se cuenta con un registro de referencia, los beneficios pueden aumentar.
Cuando los departamentos de finanzas y adquisiciones unen sus fuerzas para centrarse en lo que cada uno hace mejor, es posible aprovechar al máximo las inversiones en tecnología y evitar el fraude. El trabajo bien vale el esfuerzo.
