Procesamiento de pedidos: significado, importancia y pasos

El número de consumidores que solicitan productos y servicios en línea ha aumentado constantemente en los últimos años. Este incremento ha supuesto un rápido crecimiento de los pedidos procesados ​​por las distintas partes implicadas, desde empresas hasta empresas de reparto.

El procesamiento de pedidos es esencial en la estrategia de marketing y distribución de cualquier empresa para ahorrar dinero en costos de producción y aumentar los ingresos a través de estrategias de marketing efectivas. Aprender a procesar pedidos de manera efectiva ayuda a mejorar las relaciones con los clientes y aumenta la satisfacción del cliente al garantizar la entrega oportuna del producto.

Echemos un vistazo en profundidad al procesamiento de pedidos, su importancia y los pasos involucrados.

¿Qué es el procesamiento de pedidos?

El procesamiento de pedidos es cumplir con la solicitud de bienes o servicios de un cliente. En el procesamiento de pedidos, los proveedores aceptan los pedidos y luego entregan los productos a los clientes. Los proveedores reciben y verifican el pedido, seleccionan los productos o servicios y se aseguran de que se entreguen al cliente con prontitud y precisión.

Este proceso puede incluir pasos como verificar la disponibilidad de los productos, calcular el costo y los impuestos y procesar el pago. El procesamiento de pedidos es un paso crucial en la venta de bienes o servicios. Garantiza que los clientes reciban lo que han pedido y ayuda a generar confianza, aumentar la satisfacción del cliente y fomentar una relación positiva. experiencia de usuario.

¿Por qué es importante el procesamiento de pedidos?

Hay varias razones por las que las empresas deberían considerar adoptar e implementar prácticas efectivas de procesamiento de pedidos. Las buenas prácticas de procesamiento de pedidos ayudan a las empresas a evitar problemas de exceso o escasez de existencias mediante el seguimiento y la previsión precisos de la demanda. También ahorran dinero a las empresas al reducir los costos excesivos de mantenimiento de inventario y la pérdida de ventas debido a los desabastecimientos.

El procesamiento de pedidos optimizado ayuda a las empresas a cumplir con los pedidos de manera más rápida y precisa, lo que reduce los errores y mejora la satisfacción del cliente. El proceso libera tiempo para otras tareas y permite a las empresas manejar más pedidos sin aumentar los costos laborales.

Los datos precisos y oportunos sobre el historial de pedidos y las tendencias pueden ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas sobre los niveles de inventario, las necesidades de personal y otros asuntos operativos. El procesamiento eficiente de pedidos puede ayudar a las empresas a ofrecer tiempos de respuesta más rápidos y un mejor servicio, lo que le da a la empresa una ventaja competitiva en el mercado.

Procesamiento de pedidos Ventajas y desventajas

El procesamiento de pedidos puede ayudar a una empresa a administrar el inventario, ya que el procesamiento de pedidos puede proporcionar datos sobre qué productos se venden y cuáles no. El proceso puede mejorar la satisfacción del cliente, ya que es más probable que los clientes estén satisfechos con su experiencia de compra cuando los pedidos se procesan de manera eficiente. El seguimiento y cumplimiento de pedidos garantiza que los clientes reciban sus productos o servicios a tiempo.

Sin embargo, el procesamiento de pedidos puede llevar mucho tiempo, principalmente si una empresa recibe muchos pedidos. Puede ser costoso, ya que una empresa puede necesitar invertir en software o sistemas para procesar pedidos de manera eficiente. También existe el riesgo de que se produzcan errores durante el proceso de procesamiento de pedidos, lo que puede provocar retrasos o problemas con el cumplimiento de los pedidos.

Los pasos del procesamiento de pedidos

Las empresas siguen los pasos para procesar los pedidos de manera efectiva y sin errores. Este es el flujo del proceso de gestión de pedidos.

Colocación

El primer paso en el procesamiento de pedidos es la colocación. Se trata de recibir y aceptar un pedido que realiza un cliente. Los diferentes negocios tienen diferentes formas de tomar pedidos, como las ventas en línea a través de un sitio de comercio electrónico o por teléfono.

Recibir

El siguiente paso es la recepción del pedido, lo que implica comprobar que el cliente ha enviado toda la información necesaria. La etapa incluye asegurarse de que el cliente haya ingresado toda la información requerida y que todo esté correcto en los detalles del pedido.

Elegir

El siguiente paso es el proceso de selección, que consiste en determinar qué productos o servicios son necesarios para cumplir con el pedido. En esta etapa, puede verificar si los productos pedidos necesitan reabastecimiento.

Clasificación

En el siguiente paso, los productos se separan en grupos antes de empacarlos y prepararlos para su entrega. Este proceso puede eliminar cualquier confusión o demora en el proceso de procesamiento de pedidos.

Embalaje

En este paso, los productos se empaquetan, etiquetan y sellan para prepararlos para el transporte.

Envío

En este paso, los productos se envían al cliente. Según los métodos de distribución de pedidos de la empresa, este proceso puede utilizar canales de entrega en línea o fuera de línea.

Entrega

En el último paso, los productos se entregan al cliente. Un proveedor externo maneja este paso a menos que una empresa elija poseer y operar su flota de canales de entrega.

Factores involucrados en el procesamiento de pedidos

Las empresas deben asegurarse de tener los sistemas necesarios para administrar el proceso de procesamiento de pedidos. Implica invertir en tecnología, establecer procesos y procedimientos comerciales y capacitar a los empleados para procesar pedidos de manera efectiva.

Para mantener de manera efectiva un flujo de trabajo de procesamiento de pedidos óptimo durante todo el ciclo de pedidos, su empresa debe considerar varios factores al seleccionar un nuevo sistema. Estos son los factores que intervienen en el procesamiento de pedidos.

Naturaleza del Producto

Las empresas tienen múltiples tipos de productos y servicios que ofrecen a los clientes. Cada producto o servicio requiere un flujo de trabajo de procesamiento de pedidos distinto. Como tal, debe seleccionar el sistema de software apropiado para satisfacer las necesidades de cada tipo de producto y servicio. Los diferentes tipos de productos incluyen productos frescos, automóviles y productos electrónicos de consumo.

Embalaje de envío

Su negocio necesita tener un sistema de embalaje de envío efectivo. Suponga que un producto se envía como materia prima o como un kit de montaje. La empresa puede elegir un diseño de envío para manejar los envíos y el procesamiento de pedidos asociado.

Si planea vender productos y servicios enviados en cajas a granel o tarimas, debe invertir en un sistema de empaque y procesamiento de pedidos que pueda manejar eficientemente los pedidos por unidad.

La solución de software adecuada debe ser capaz de administrar todos los detalles de envío relacionados con el empaque y el etiquetado de artículos individuales cuando salen del área de empaque, rastrearlos durante todo el proceso y cargarlos en cajas antes de enviarlos para su entrega.

Costos

Muchos costos pueden estar asociados con el procesamiento de pedidos. Los costes laborales son los costes relacionados con el tiempo del personal necesario para procesar los pedidos. Esto incluye el tiempo que lleva recoger y empacar pedidos, procesar pagos y atender las consultas de los clientes.

Los costos de envío y manejo están asociados con la entrega del pedido al cliente, incluido el costo de los materiales de empaque, los gastos de envío o mensajería, y cualquier cargo de manejo adicional. Si lleva un inventario para cumplir con los pedidos, deberá tener en cuenta el costo de almacenar y administrar ese inventario. Los costos de inventario incluyen el alquiler del almacén y el seguro.

Si está utilizando cualquier tipo de software o hardware para ayudar a administrar los pedidos, deberá tener en cuenta el costo de esas herramientas. Los costos de tecnología incluyen tarifas de procesamiento de pagos, software CRM suscripciones y tarifas de plataforma de comercio electrónico.

Es esencial considerar el costo de manejar devoluciones y cambios, ya que estos pueden ser una parte importante del proceso de procesamiento de pedidos. Las devoluciones y los cambios incluyen el coste de tramitación de la devolución.

Mano de obra disponible

Su negocio debe tener una fuerza laboral adecuada disponible para manejar el procesamiento de pedidos. Incluye tener suficientes empleados para recoger y empacar a mano la mercancía y personal que pueda supervisar el proceso de cumplimiento de pedidos.

estacionalidad

La estacionalidad se refiere a ciertos eventos o actividades, que pueden afectar todo, desde la demanda del consumidor hasta la disponibilidad de mano de obra, que tienden a ocurrir en ciertas épocas del año. Por ejemplo, puede haber una disminución en la cantidad de pedidos procesados ​​durante el verano cuando muchas personas están de vacaciones.

Si está en un negocio que experimenta estacionalidad, es crucial tener esto en cuenta al planificar sus actividades de procesamiento de pedidos. Esto puede implicar la contratación de personal adicional, el ajuste de su programa de producción para satisfacer la mayor demanda durante las temporadas altas o la desaceleración de la producción durante los períodos más lentos.

Número de items

El factor de número de artículos en el procesamiento de pedidos se refiere al número de artículos incluidos en un pedido. Puede afectar el tiempo y los recursos necesarios para procesar el pedido y el costo de cumplirlo.

Por ejemplo, un pedido con muchos artículos puede tardar más en recogerse, embalarse y enviarse y puede requerir materiales de embalaje y mano de obra adicionales. De manera similar, el costo de cumplir con un pedido con muchos artículos puede ser mayor debido al mayor tiempo y recursos necesarios para procesar el pedido.

Consejos para mejorar el procesamiento de pedidos

Aquí hay varias tendencias a considerar para mejorar el procesamiento de pedidos en su negocio.

Automatización

La automatización puede simplificar el proceso de procesamiento de pedidos cuando se toma el tiempo para definir todo el flujo de trabajo de procesamiento de pedidos. Un buen sistema puede ayudarlo a optimizar el proceso de selección de pedidos, automatizar transacciones como pagos y etiquetas de envío, realizar un seguimiento de los niveles de inventario y el estado de los pedidos, y enviar notificaciones automáticas cuando se completan los envíos de productos.

Ayudará a evitar retrasos en los pedidos de los clientes y les permitirá saber cuándo pueden esperar que se envíen sus pedidos.

Previsión de la demanda

Un sistema eficaz de previsión de la demanda puede garantizar que esté preparado para periodos de gran volumen. Al pronosticar su futuro volumen de pedidos, puede planificar mayores niveles de personal durante las horas pico para que los pedidos de sus clientes se procesen rápidamente.

Un sólido sistema de pronóstico de la demanda también le permitirá ajustar su programa de producción cuando sea necesario y hacer los ajustes necesarios para evitar costos excesivos de almacenamiento de inventario.

Elija la empresa de envío adecuada

Una buena empresa de envíos ofrecerá tarifas competitivas, servicios de entrega confiables y un procesamiento de pedidos eficiente. Debe ser capaz de manejar las entregas a todas sus ubicaciones, manejar las consultas y cancelaciones de los clientes con facilidad, y brindarle un registro completo de los pedidos que han procesado hasta el momento.

Comunicación con el cliente

Una buena comunicación con el cliente es clave para el éxito del procesamiento de su pedido. Sea claro acerca de cualquier cargo adicional asociado con el envío, responda rápidamente a las consultas y proporcione a los clientes un número de seguimiento cuando se envíe su pedido. Estas acciones ayudarán generar confianza en el cliente y verlos regresar para futuras compras.

Control de inventario

Tener suficiente inventario beneficiará a sus clientes. Si se queda sin ciertos productos, puede retrasar los pedidos de los clientes. Para evitar esto, asegúrese de que su sistema de gestión de almacenes proporcione la información que necesita para almacenar suficientes productos para procesar los pedidos de sus clientes en cualquier momento.

Integración ERP

sistemas ERP que se integran con su otro software empresarial pueden proporcionar una experiencia fluida entre sus sistemas de procesamiento de pedidos y otros procesos empresariales de back-end. La integración elimina la necesidad de software de terceros y reduce la cantidad de pasos manuales involucrados en el procesamiento de pedidos.

Software de procesamiento de pedidos

Un sistema de procesamiento de pedidos (OP) puede ayudar a automatizar el proceso de procesamiento de pedidos, agilizar su proceso de cumplimiento de pedidos y brindarle una plataforma sólida para administrar las relaciones con los clientes y realizar un seguimiento de los pedidos de los clientes. Considere un Sistema de Administración de Inventario para ayudarte con todas las tareas.

Actualizar continuamente

Asegúrese de actualizar sus sistemas operativos tradicionales con regularidad. La actualización de su software de gestión de pedidos le permite recopilar información actualizada y responder al cumplir con los requisitos personalizados. son pedidos.

preguntas frecuentes

Estas son las preguntas más frecuentes sobre el procesamiento de pedidos.

¿Cuál es el mejor software OP para la automatización?

Hay muchas herramientas de automatización diferentes que puede usar, y la mejor para usted dependerá de sus necesidades y objetivos específicos. Algunas opciones populares de software de gestión de pedidos incluyen QuickBooks Online e IBM Sterling Order Management.

¿Cómo puede evitar errores al procesar pedidos?

Siga los procesos establecidos y revise su trabajo antes de completar el pedido. Estos pasos lo ayudarán a detectar cualquier error antes de procesar el pedido.

¿Cómo puede el procesamiento de pedidos ayudar a mi negocio?

El procesamiento de pedidos ayudará a su negocio de muchas maneras. Ser capaz de procesar y cumplir con los pedidos de los clientes de manera rápida y eficiente generará confianza con sus clientes, reducirá las cancelaciones de pedidos, mejorará la satisfacción del cliente y le brindará un sólido sistema de relaciones con los clientes.

¿Cuáles son los errores OP más comunes?

Los errores comunes de OP incluyen direcciones e información de pago incorrectas, pedidos faltantes o incompletos y fechas de entrega retrasadas.

¿La gestión de pedidos y el cumplimiento son lo mismo?

La gestión de pedidos es la gestión de los pedidos realizados por los clientes, lo que puede incluir la aceptación de pedidos, el seguimiento de pedidos y el manejo de devoluciones o cambios. Por otro lado, el cumplimiento de pedidos se refiere a completar y entregar un pedido al cliente.

Pensamientos finales

El procesamiento de pedidos puede ser un proceso complejo que requiere mucha atención y diligencia. Sin embargo, con las herramientas y los esfuerzos adecuados, puede ser manejable para su empresa. Siempre que se tome el tiempo para asegurarse de que sus sistemas de procesamiento de pedidos funcionen de manera eficiente, no debería tener problemas para lograr sus objetivos.