Cerrar el trato: el arte de los contratos equilibrados entre transportista y transportista

Los transportistas y los expedidores comparten ciertos objetivos cuando negocian contratos de transporte por carretera (OTR). Ambos desean gestionar los gastos, operar de manera eficiente, garantizar que las cargas lleguen a tiempo y de manera segura, y protegerse contra el fraude. Sin embargo, tienden a abordar estos objetivos desde perspectivas diferentes.

“Los transportistas se centran en la rentabilidad, la confiabilidad y los tiempos de tránsito”, afirma Jen Seran, directora de operaciones comerciales de Expreso de sementalesun servicio de envío de comercio electrónico. Los transportistas necesitan saber que los servicios de transporte que están adquiriendo pueden satisfacer a sus clientes y mantener la fluidez de la cadena de suministro.

“Los transportistas, por otro lado, se centran en una compensación justa, un volumen de carga constante y una programación manejable para optimizar las operaciones y la rentabilidad”, añade Seran.

Para que la relación sea exitosa, es fundamental encontrar un equilibrio en el que ambas partes sientan que sus necesidades están satisfechas. Para alcanzar ese equilibrio, tanto los transportistas como los transportistas deben comprender cómo la otra parte considera las disposiciones de muchos contratos OTR.

TARIFAS Y CONDICIONES DE PAGO

Los transportistas deben asegurarse de que la tarifa que reciben por cada carga cubra sus gastos y algo más. Para lograrlo, los transportistas deben comprender sus costos operativos por milla, de modo que puedan establecer tarifas que cubran sus costos y generen suficientes ganancias para que su negocio se mantenga financieramente saludable.

El objetivo debe ser unas tarifas competitivas, pero sostenibles. “La estabilidad de los precios garantiza la rentabilidad y la viabilidad operativa, algo crucial en un mercado conocido por sus fluctuaciones”, afirma Robert Khachatryan, director ejecutivo y fundador de Logística global de transporte de mercancíasun proveedor de servicios de transporte de carga internacional. Como los precios del combustible son propensos a la volatilidad, los transportistas suelen negociar cláusulas de recargo ajustables que pueden proteger sus márgenes de aumentos inesperados.

Al establecer sus tarifas, los transportistas también deben considerar costos adicionales como peajes, cargos adicionales y si necesitarán contratar a un «cargador» para descargar la carga, señala Lewie Pugh, vicepresidente ejecutivo de la Asociación de Conductores Independientes Propietarios de Vehículos (OOIDA)Los transportistas que no tengan en cuenta estos gastos pueden acabar negociando contratos que les hagan operar con pérdidas, poniendo en riesgo su negocio.

Por otro lado, las tarifas son un gasto para los transportistas. “Los transportistas quieren asegurarse de que sus costos de envío no afecten los márgenes de los productos”, explica Anar Mammadov, propietario, director ejecutivo y cofundador técnico de Tecnología Senpexun proveedor de soluciones logísticas.

La mayoría de los transportistas también quieren saber que el precio final será el negociado por adelantado, sin cargos adicionales inesperados.

Algunos transportistas, que buscan aumentar el capital de trabajo, piden a sus proveedores plazos de pago más largos, en algunos casos, hasta 90 o 120 días, dice Josh Bouk, vicepresidente ejecutivo y director de asociaciones de TriunfoPayuna red de pagos para corredores de carga, transportistas y transportistas en la industria del transporte por carretera de América del Norte. En el caso de los servicios de transporte, este enfoque puede resultar contraproducente.

Los márgenes suelen ser ajustados y la prestación de servicios de transporte por carretera sigue siendo un negocio que requiere mucho dinero en efectivo: los transportistas necesitan comprar gasolina con regularidad y realizar el mantenimiento de los camiones con cambios de aceite y neumáticos nuevos. Los plazos de pago más largos pueden causar estragos en las necesidades de efectivo de los transportistas, en particular en el caso de los más pequeños.

Los transportistas que exigen largos períodos de pago pueden quedar excluidos de los transportistas que no pueden esperar meses para recibir el pago. “Sus opciones se reducen”, dice Rob Jaehnig, ex ejecutivo de varias empresas de transporte.

El mercado

Además de conocer sus propios costos y márgenes, los transportistas y cargadores necesitan comprender el mercado de transporte terrestre en general. Los transportistas que comprenden las tarifas del mercado, las tendencias globales y la competencia están mejor capacitados para negociar de manera eficaz.

Por ejemplo, los costos de transporte tienden a aumentar durante los feriados nacionales. “No investigar las tasas y tendencias del mercado puede llevar a condiciones desfavorables y a la pérdida de ahorros”, dice Shaun Reeder, consultor de gestión de Grupo de consultoría TBMuna consultoría global de operaciones y cadena de suministro.

Los transportistas que entienden el mercado también están mejor equipados para destacar servicios que pueden diferenciarlos, como el seguimiento avanzado o el soporte dedicado.

Calidad de entrega y servicios

A muchos transportistas, en particular en el ámbito de negocio a negocio, les importa en primer lugar la calidad del servicio. El precio sigue siendo un factor decisivo, pero las capacidades del transportista, como el seguimiento, la visibilidad, el equipo especializado y la entrega puntual, tienden a tener prioridad.

En particular, los transportistas priorizan la visibilidad, tanto de su conductor como de la carga. “Los transportistas buscan un sistema con opciones de seguimiento para saber qué está pasando con su entrega”, dice Mammadov.

Cuando una entrega requiere un manejo o un equipo especial, los transportistas necesitan saber que el transportista puede proporcionar estas soluciones. Si la carga es valiosa, también quieren confirmar que el transportista cuenta con el seguro adecuado.

Dadas las preocupaciones de los transportistas sobre la calidad de las entregas, los transportistas que destacan sus capacidades pueden justificar mejor sus tarifas. “Animo a los transportistas a que se centren en su fiabilidad, su puntualidad y su historial de seguridad”, afirma Bouk.

La carga

Solo después de que los transportistas conocen el tipo de carga que se les pide transportar, junto con su peso, tamaño y otros atributos, y su necesidad de capacidades especiales como control de temperatura, pueden evaluar inteligentemente si tienen el equipo necesario para manipular adecuadamente la carga.

También pueden calcular mejor cuánto combustible utilizarán, cuánto desgaste de los equipos se espera que sufran y si su cobertura de seguro es adecuada. Con esta información, los transportistas pueden preparar una oferta precisa y completa.

Para ayudar a los transportistas a preparar ofertas que reflejen con precisión los servicios que prestarán, los transportistas también necesitan un conocimiento sólido de las mercancías que están trasladando y de cualquier servicio especial que pueda requerirse.

Por ejemplo, algunos transportistas están empezando a exigir niveles más altos de seguro. Si bien las pólizas que cubrían hasta 100.000 dólares en reclamaciones eran la norma entre los transportistas, ahora más transportistas (incluidas muchas empresas de comercio electrónico) piden pólizas de 250.000 dólares, afirma Jaehning.

La red

Lo ideal es que la red de camiones y rutas del transportista se adapte a las necesidades del expedidor, de modo que sus camiones ya estén viajando por las mismas regiones que la carga del expedidor. La flota también debería poder adaptarse a cualquier requisito especial, como la refrigeración.

“Tiene que haber una coincidencia de ambas partes”, dice Milda Davis, vicepresidenta de logística de GP Transcoun proveedor de servicios logísticos.

Pocas empresas de transporte pueden hacerse cargo de todos los envíos potenciales. “No podemos decir simplemente que haremos todo lo posible si el transportista no ofrece cargas consistentes o si no hay una correspondencia con el volumen o el tipo de carga”, afirma.

Ocupar un carril que está fuera de la red del transportista puede resultar costoso, debido a los kilómetros vacíos, la utilización ineficiente por parte de los conductores y los posibles problemas con el servicio. “Cuando los clientes y nuestras redes se superponen, podemos brindar un mejor servicio, ofrecer más capacidad y operar de manera eficiente y eficaz”, agrega Davis.

Al mismo tiempo, si un transportista puede generar un volumen y/o crecimiento consistente, algunos transportistas considerarán si tiene sentido ajustar su red y capacidades.

Requisitos claros

Tanto los transportistas como los expedidores se benefician si comunican sus requisitos desde el principio y los abordan en el contrato. Entre las disposiciones que deben incluirse se encuentran las expectativas de servicio, las métricas de rendimiento, los tiempos de tránsito y cualquier requisito especial de manipulación.

“Los contratos que no especifican qué sucede si una carga se retrasa o si aumentan los precios del combustible pueden generar problemas más adelante”, dice Bouk. Los transportistas pueden sentir que se les está cobrando por servicios que no acordaron, mientras que los transportistas pueden sentir que los transportistas no están siendo justos. “Es mejor definir todo con detalle”, agrega.

Otro riesgo cuando los requisitos son vagos es que los transportistas pueden presentar ofertas más bajas. Si se dan cuenta después de que no pueden cumplir con los requisitos, algunos pueden incumplir la oferta o no aceptar la carga. En algunos casos, cuando los transportistas no están seguros de los requisitos, aumentan su tarifa para tener en cuenta posibles gastos imprevistos. Los transportistas terminan pagando más de lo que pagarían si hubieran indicado claramente sus necesidades desde el principio.

Horarios y flexibilidad

Por lo general, cuanto mayor sea la flexibilidad que pueda ofrecer un transportista al solicitar días y horarios de salida y entrega de un envío, mejor podrá fijar el precio de sus servicios. “Si un transportista puede incluir un envío en su cronograma, le da más libertad para negociar los precios”, afirma Jaehning.

Algunos transportistas evitan las citas obligatorias, o aquellas en las que se les exige que entreguen un envío en un muelle a una hora precisa. Es posible que el transportista que solicita la cita de entrega no comprenda el tiempo necesario para viajar hasta la cita, dadas las regulaciones que rigen los horarios de los conductores.

De manera similar, cuando los transportistas adoptan un enfoque rígido en las negociaciones contractuales, pueden disuadir a los transportistas potenciales y limitar sus oportunidades comerciales.

En cambio, se puede incorporar flexibilidad al contrato. Por ejemplo, el contrato puede estipular que las tarifas se ajustarán en función de los costos del diésel, según lo establecido por un estándar de terceros. Los transportistas obtienen una tarifa justa, mientras que los transportistas obtienen protección contra los aumentos de costos.

UN ENFOQUE A LARGO PLAZO

Adoptar un enfoque estratégico a largo plazo puede ayudar tanto a los transportistas como a los transportistas a crear negocios sostenibles y duraderos. Para los transportistas, esto puede significar rechazar oportunidades que no se adaptan a sus necesidades, lo que no siempre es una decisión fácil, ya que pocos transportistas quieren renunciar a oportunidades de ganar dinero.

Al mismo tiempo, el transportista debe tener mucho cuidado al evaluar qué envíos aceptar. Las rutas deben adaptarse a las necesidades tanto del transportista como del expedidor y deben generar ganancias.

Para determinar qué oportunidades son las más adecuadas, Davis y su equipo analizan la información del sistema de gestión de transporte de GP Transco. “Es un proceso que requiere mucho análisis y análisis de números”, afirma sobre su método. Al mismo tiempo, también tienen en cuenta la relación general con el transportista.

Para los transportistas, construir relaciones sólidas con transportistas que estén interesados ​​en trabajar juntos de manera continua suele ser más eficaz que centrarse únicamente en los costos. “Priorizar los ahorros a corto plazo por sobre la adaptabilidad de los contratos puede dificultar la capacidad de respuesta a los cambios del mercado”, afirma Reeder.

LA COMUNICACIÓN ES CLAVE

Además de comprender las prioridades de cada parte, la flexibilidad y la comunicación abierta son fundamentales para establecer una sólida relación entre transportistas y cargadores. “Tanto los transportistas como los cargadores suelen iniciar las negociaciones con condiciones rígidas que les impiden lograr una situación beneficiosa para ambas partes”, afirma Seran. Una mentalidad flexible y la voluntad de llegar a acuerdos en determinadas cuestiones pueden ayudar a evitar esto.

El compromiso con la comunicación también puede crear oportunidades para abordar desafíos y crear alianzas. Cuando surgen problemas, Jaehnig dice: “No te enojes. Comunícate”.

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Cómo manejar el fraude

Un nuevo y creciente desafío para la negociación contractual

El fraude en el transporte está aumentando rápidamente y ahora está apareciendo en las negociaciones de contratos. El fraude puede adoptar varias formas. En un caso, un transportista recibe un correo electrónico que parece ser de su transportista, en el que se le informa de que el transportista ha cambiado de cuenta bancaria. Sin verificar esta información, el transportista envía el pago a la nueva cuenta. Al final, queda claro que los pagos van a parar a delincuentes, no al transportista.

Cuando los transportistas pagan inadvertidamente a un estafador, normalmente… siguen siendo responsables de pagar al transportista. “El transportista aún necesita ser compensado y el expedidor todavía está legalmente obligado a realizar ese pago”, dice Josh Bouk, vicepresidente ejecutivo y director de asociaciones de TriunfoPay.

Es fundamental que los transportistas tomen medidas para confirmar a quién están pagando, añade.

En otro tipo de fraude, un transportista puja por una carga a través de un tablón de anuncios, creyendo que se trata de un intermediario de confianza. El transportista recoge y entrega la carga según los términos acordados. Sin embargo, cuando intenta cobrar por sus servicios, no puede comunicarse con nadie y descubre que las personas que están detrás de la oferta solo pretendían ser de confianza y desde entonces han desaparecido.

“Este fraude se ha disparado desde que terminó la COVID y el mercado de transporte cayó”, dice Lewie Pugh, vicepresidente ejecutivo de Asociación de Conductores Independientes de Propietarios Operadores.

Los transportistas pueden reducir el riesgo de ser víctimas de este tipo de fraude comprobando la conocimiento de embarque (BOL)que siempre debe incluir el nombre del transportista para confirmar quién entrega la carga e incluir detalles del envío, como los tiempos de entrega, la ubicación y cualquier restricción. Esta información se puede comparar con la confirmación de la tarifa para asegurarse de que coincidan. Además, los transportistas pueden limitar sus búsquedas a los tableros de carga administrados por grandes agencias de corretaje o verificar las publicaciones en tableros de carga comerciales.

Los transportistas también se benefician al confirmar que sus BOL están actualizados y completos. Sin esta información, «los transportistas no tienen ni idea de en qué camión se encuentran sus mercancías», afirma Pugh.

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