VAI y Kinnunen: construcción de una gestión de inventario eficiente

EL CLIENTE

Kinnunen es una empresa privada de propiedad individual con más de 80,000 pies cuadrados de espacio de almacenamiento y más de 25,000 más en sus tiendas minoristas en Stillwater y Enid, Oklahoma. Las tiendas son ventanillas únicas en el centro de Oklahoma para ventas, alquileres, repuestos y servicios de equipos eléctricos para exteriores y de construcción.

EL PROVEEDOR

O es un desarrollador independiente de software ERP para el mercado medio que ofrece soluciones flexibles y la capacidad de automatizar funciones comerciales críticas para los sectores de distribución, fabricación, comercio minorista y servicios.

Para remediar esto, Kinnunen implementó el Sistema ERP S2K de VAI, una empresa independiente ERP Desarrollador de software enfocado en empresas medianas. Entre otros beneficios, la nueva solución mejora y agiliza la recepción y preparación de pedidos, y permite una mayor precisión. previsión de la demanda. Una aplicación móvil sólida elimina muchas tareas de mantenimiento de registros en papel.

Kinnunen, una ventanilla única para la venta, servicio, reparación y alquiler de suministros de construcción, opera más de 80,000 pies cuadrados de espacio de almacén y más de 25,000 pies cuadrados de espacio comercial en sus tiendas en Stillwater y Enid, Oklahoma. Además, el creciente negocio de comercio electrónico de la empresa llega a clientes de todo Estados Unidos.

Para mantener un excelente servicio al cliente a medida que crece, la empresa necesitaba información en tiempo real de su inventario, afirma Ryan Andrews, director general del minorista. Obtener esto requeriría una solución ERP sólida y unificada que permitiría a Kinnunen realizar un seguimiento y vender productos de manera eficiente y precisa.

Mientras Andrews y sus colegas evaluaban posibles sistemas ERP, buscaron un sistema de extremo a extremo que pudiera manejar múltiples funciones, incluido el servicio de equipos, contabilidad, envío y logística, compras y ventas minoristas y móviles. El objetivo era evitar tener que agregar e integrar múltiples sistemas de terceros.

Encontrar un sistema así no sería fácil. Si bien Kinnunen, con alrededor de 65 empleados, no es una gran empresa, su modelo de negocio es complejo, dado que vende, alquila y repara productos, y ofrece estos servicios tanto en tiendas como en línea.

Para determinar qué sistema ERP se adaptaría mejor a sus operaciones, Kinnunen trabajó con una firma consultora para evaluar alrededor de 12 proveedores diferentes. Con la ayuda de la empresa, Kinnunen redujo las opciones a una.

«VAI era la única empresa que tenía todas las capacidades en un solo sistema», dice Andrews.

VAI: Soluciones ERP independientes

VAI, la compañía detrás del nuevo sistema ERP de Kinnunen, es una de las pocas empresas privadas en el espacio ERP, dice Gina Parry, gerente de ventas. VAI trabaja principalmente con distribuidores, fabricantes, minoristas y empresas de servicios.

Con cada cliente, VAI adopta un enfoque de conserjería, afirma Parry. Sus empleados se centran en conocer la empresa y sus objetivos. Luego, varios equipos de VAI trabajan con la empresa mientras ésta persigue sus objetivos.

Por ejemplo, un equipo móvil podría ayudar al cliente a ejecutar sus objetivos móviles, mientras que un equipo de análisis ayuda a la empresa a desarrollar informes relevantes y métricas de rendimiento. VAI también puede personalizar su software para satisfacer las necesidades del cliente, aprovechando sus 46 años de desarrollo para guiar sus esfuerzos.

Muchas empresas que trabajan con VAI buscan una mayor visibilidad y control, lo que les permite invertir de manera más efectiva en su inventario, dice Parry. El módulo mejorado de planificación de la demanda de VAI está integrado en el sistema ERP y funciona con información en tiempo real.

El sistema puede ayudar a los usuarios a identificar los productos en stock, cuáles se están vendiendo, cuáles deben volver a ordenarse y cuándo realizar las compras. Esta información aumenta la eficiencia y puede ayudar a las empresas a satisfacer mejor las demandas de los clientes. «Eso es una gran inversión por su inversión», dice Parry.

Preparándose para el cambio

El modelo de negocio de Kinnunen es complejo; vende, alquila y repara materiales y productos de construcción, y ofrece estos servicios tanto en tiendas como online. Un sistema ERP ayuda a gestionar el alcance de la oferta de productos de la empresa en múltiples ubicaciones, incluido su campus principal.

Los 18 meses previos a la puesta en funcionamiento de la solución ERP VAI S2K fueron muy ocupados para Andrews y sus colegas, así como para el equipo de VAI. Entre otras funciones, el equipo de VAI ayudó a Andrews a comprender cómo funcionaría el sistema.

Andrews también pasó alrededor de un año obteniendo suficientes “datos pulidos y brillantes” que podrían ingresarse en el sistema y usarse para practicar, dice. Él y sus compañeros de trabajo comenzaron a organizar los almacenes, colocando productos en contenedores para replicar el flujo de trabajo y la organización que se aplicarían una vez que Kinnunen entrara en funcionamiento con VAI.

“Cambiamos la cadencia con la forma en que nuestro empleados del almacén funcionó”, dice.

A diferencia de algunas implementaciones de sistemas tecnológicos, muchos empleados de Kinnunen estaban entusiasmados con los cambios y, en particular, con la oportunidad de pasar del papel a la tecnología. dispositivos móviles usarían en el almacén.

Andrews también pasó unos seis meses recopilando opiniones de los directores de departamento. Por ejemplo, verificaban que los números de serie en S2K coincidieran con el inventario activo de Kinnunen y que los pedidos abiertos se estuvieran convirtiendo correctamente del sistema anterior a S2K.

Una vez que VAI desarrolló una versión de prueba del sistema ERP de Kinnunen, el equipo de Kinnunen venía los fines de semana para practicar cómo ejecutar pedidos a través del sistema de punto de venta. Los empleados practicaron el manejo de diferentes escenarios hipotéticos, como por ejemplo cómo se ingresaría una orden telefónica en el sistema. «Hicimos muchos simulacros de puesta en marcha», recuerda Andrews.

Esta práctica era fundamental, dado que Kinnunen iba a detener su antiguo sistema un sábado y abrir el nuevo el lunes. Además, el sistema maneja múltiples funciones, incluido el punto de venta minorista, recogidas y entregas.

Incluso con una sólida preparación y práctica, fue imposible evitar por completo algunos contratiempos cuando Kinnunen lanzó el nuevo sistema, dice Andrews. Para abordarlos, tres empleados de VAI permanecieron en Kinnunen durante la primera semana después de la entrada en funcionamiento. «Nos ayudaron a superar esa curva de aprendizaje», dice Andrews. El rendimiento del sistema siguió mejorando después de eso, añade.

Gestión eficaz del inventario

El arduo trabajo de los equipos de Kinnunen y VAI está dando sus frutos de múltiples maneras. El algoritmo VAI permite a Kinnunen determinar de forma más inteligente cuánto inventario comprar y cuándo hacerlo. «Eso nos ha ayudado a jugar mucho mejor», dice Andrews.

Por ejemplo, los informes pueden resaltar divisiones y clases de lento movimiento dentro de las líneas de productos de Kinnunen. «Ahora almacenamos artículos de manera más inteligente que nunca», dice Andrews.

El módulo analítico de S2K también proporciona información sobre la eficiencia del selector. Esta información puede ayudar a Kinnunen a formar más eficazmente a sus empleados.

VAI gestión de almacén El modelo fue «un punto de inflexión», dice Andrews. Anteriormente, Kinnunen dependía en gran medida de que los empleados permanentes conocieran la ubicación de varios productos dentro de las distintas ubicaciones de Kinnunen. «Teníamos zonas de producto, pero todavía había entre 40.000 y 50.000 artículos individuales repartidos en un acre de propiedad», dice.

En el sistema VAI, los productos se escanean cuando llegan y se asignan a contenedores. Kinnunen puede completar ciclos y conteos de contenedores diariamente, aprovechando las recomendaciones del sistema. Cuando se combina con dispositivos móviles, el nuevo sistema también permite un almacén sin papel. En el pasado, los empleados utilizaban “montones y resmas de papel para tomar notas y anotar pedidos”, añade Andrews.

El nuevo sistema también ha reducido el tiempo de formación. Anteriormente, podía llevar de seis meses a un año capacitar a los nuevos empleados para que seleccionaran productos de manera eficiente. No sólo tenían que saber dónde estaba ubicado cada artículo, sino que también debían conocer las idiosincrasias de los productos.

Por ejemplo, algunos productos se venden en cajas de 12 y otros en unidades individuales, pero el sistema anterior no indicaba esta diferencia. No es sorprendente que puedan pasar meses antes de que los nuevos empleados se familiaricen con los productos y sus ubicaciones. «Ahora puedo capacitar a un trabajador en uno o dos días», dice Andrews.

Impulsar la eficiencia del cumplimiento

En el almacén, Kinnunen añadió rigor al proceso de recepción. A medida que se recibe cada artículo, se escanea y se coloca en un contenedor virtual. Luego, un equipo saca los artículos del contenedor y utiliza la información del sistema para determinar dónde se colocará cada artículo.

Si bien el proceso de recepción lleva un poco más de tiempo que antes, también es más efectivo. Como resultado, la selección de artículos para los pedidos de los clientes es más ágil. Ahora, se puede preparar un pedido grande en unos 45 minutos con un alto grado de precisión. Antes, esto habría llevado unos 90 minutos. Además, más preciso recuentos de ciclos han ayudado a Kinnunen a reducir los desabastecimientos.

Recuentos de ciclos continuos

Los recuentos de ciclos también son más eficientes. Kinnunen solía detener sus operaciones una vez al año, un viernes, y comenzar a contar el inventario en todas sus ubicaciones durante el fin de semana. Finalmente, el domingo por la tarde, los empleados comenzarían a ingresar recuentos de inventario corregidos en el antiguo sistema ERP. Ahora, Kinnunen completa continuamente recuentos de ciclos y contenedores, y sus registros de inventario son más precisos, afirma Andrews.

El portal del cliente en el sistema VAI permite a los clientes trabajar de manera más eficiente con Kinnunen. Entre otras capacidades, pueden acceder y revisar sus cuentas e imprimir facturas, afirma Andrews. Y debido a que la solución ERP de VAI utiliza una única base de datos central, los clientes de Kinnunen ya no necesitan trabajar con bases de datos separadas o múltiples hojas de cálculo para obtener la información que necesitan para guiar su toma de decisiones.

Además de la tecnología, la asociación entre las dos empresas ha sido fundamental para el éxito de la implementación, afirma Andrews. Su acceso a personas clave le ayudó a obtener un conocimiento profundo del almacenamiento y de cómo funcionaría el sistema.

Construyendo para el crecimiento

Los desafíos

Kinnunen, que ofrece suministros y servicios de construcción, había superado su sistema ERP. Necesitaba un sistema más sólido que pudiera adaptarse al crecimiento continuo, así como a la gama de líneas comerciales de la empresa, incluidas las ventas, el servicio, el alquiler y la reparación de equipos y suministros de construcción.

La solución

La solución ERP S2K de VAI.

Los resultados

• Permitir una información más precisa y oportuna gestión de inventario.
• Reducir los desabastecimientos.
• Reduzca aproximadamente a la mitad el tiempo necesario para recoger los productos para los pedidos.
• Brinde a los clientes la capacidad de lograr más a través del portal en línea.
• Acortar el tiempo de formación de los empleados de unos seis meses a varios días.

Próximos pasos

Mejorar las funciones disponibles a través del portal del cliente y potencialmente integrar capacidades de alquiler en la función en línea.